Ну смотрите, можно разделить эти обязанности между несколькими вашими сотрудниками, чтобы они купили продукты и занимались их приготовлением. Но вряд ли кто-то добровольно захочет это делать, когда другие будут расслабляться и отдыхать. Поэтому я бы советовала вам обратиться в кейтеринговую компанию, например, в "Едет Кейтеринг" и там вам организуют отличное выездное барбекю https://edet-catering.ru/vyezdnoe-barbekyu . Конечно же, вы заранее согласуете с ними все меню, продукты и остальное, но главное, что вам не придется заниматься готовкой самостоятельно или заставлять кого-то это делать.